Intranet à Aubervilliers : Le cœur numérique des collectivités locales #

Rôle central de l’intranet municipal dans la transformation digitale d’Aubervilliers #

La modernisation numérique orchestrée à Aubervilliers repose en grande partie sur l’intranet municipal, une plateforme conçue pour centraliser l’accès à l’information et rationaliser la communication interne. Dès le déploiement, la mairie a choisi d’implémenter une solution Open Source robuste, telle que Zimbra, offrant une base évolutive et adaptable. Cette approche permet d’agréger au sein d’un point d’entrée unique tous les contenus, documents et applications essentiels à la gestion communale.

La dématérialisation des processus constitue un levier majeur : toutes les démarches, des fiches d’évaluation aux processus RH, sont désormais intégrées à l’intranet, réduisant le recours aux documents papier et optimisant la circulation des informations entre services. L’intégration d’outils collaboratifs, comme les Zimlets, enrichit la solution de base en connectant par exemple Zimbra à des plateformes externes (WebEx, SalesForce), ce qui donne à Aubervilliers une flexibilité accrue pour adapter ses outils au gré des évolutions et des besoins métiers.

• Centralisation exhaustive des actualités, procédures et ressources documentaires accessibles via simple navigateur web
• Interopérabilité avec la suite bureautique et les applications métiers courantes de la ville
• Déploiement facilité et adoption rapide à grande échelle – installation réalisée en moins de deux heures selon la DSI municipale
• Dématérialisation des tâches récurrentes : gestion RH, demandes internes, réservations, suivi de projets

Fonctionnalités collaboratives et outils adaptés aux besoins des agents #

La richesse fonctionnelle de l’intranet à Aubervilliers reflète la diversité des métiers et la nécessité de fluidifier les interactions quotidiennes. La solution retenue offre un panel d’outils axés sur la collaboration et la gestion de la connaissance, chacun adapté aux cas d’usage des agents municipaux.
Parmi les modules les plus sollicités figurent la gestion documentaire intuitive (versions, droits d’accès, partage sécurisé), la messagerie instantanée intégrée pour un dialogue en temps réel, et des agendas partagés qui synchronisent les réunions et évènements de tous les services.

À lire Seine-Saint-Denis Habitat Mon Compte : Guide Complet et Conseils Pratiques

• La gestion centralisée des salles et du matériel, permettant une optimisation sans équivalent de l’allocation des ressources municipales
• Module d’actualités : diffusion spécifique aux différents pôles, permettant de cibler l’information selon les besoins métiers
• FAQ internes régulièrement enrichies pour accompagner les agents dans les démarches administratives et la résolution de problèmes
• Forums thématiques et espaces projets réservés aux collaborations interservices

Ces fonctionnalités ne se limitent pas à la logistique. Elles favorisent une gestion dynamique des connaissances, où chaque agent peut capitaliser et mutualiser les savoirs, réduisant ainsi la fragmentation de l’information et les redondances dans les flux de communication.
En 2023, la ville a enrichi ses espaces collaboratifs par l’ajout d’un module de boîte à idées, dédié à la remontée terrain et à l’innovation participative.

Pilotage de la communication interne et valorisation des initiatives d’Aubervilliers #

L’intranet n’est pas qu’un outil utilitaire ; il s’impose comme le centre névralgique de la communication institutionnelle. À Aubervilliers, la plateforme permet la diffusion d’annonces ciblées, la publication d’événements stratégiques, et la mise en valeur des initiatives locales auprès de tous les agents. Les modules d’annonce sont couplés à des sondages interactifs et espaces d’échange, qui stimulent l’implication des équipes et renforcent le sentiment d’appartenance.

• Espaces dédiés à la valorisation des projets : retours d’expériences, témoignages, suivi d’actions locales (ex : projet “Aubervilliers Zéro Papier” lancé en 2021)
• Publication synchronisée d’informations RH et d’actualités stratégiques
• Sondages internes et questionnaires réguliers pour recueillir les attentes et idées d’amélioration
• Outils de mesure de l’engagement (statistiques de consultation, taux de participation)

Selon mon expérience, la force de cette approche réside dans l’alliance entre transmission descendante (la direction communique rapidement et de façon ciblée) et dynamique ascendante (les agents peuvent influer sur le pilotage RH et le développement des projets locaux). Aubervilliers a su faire de l’intranet un levier d’implication collective, essentiel à l’échelle d’une collectivité de cette dimension.

Maintien opérationnel, sécurité et évolutivité de la plateforme intranet #

Garantir la sûreté et la stabilité d’un portail aussi centralisé exige des choix technologiques et organisationnels rigoureux. L’équipe informatique municipale assure la supervision continue du système : mises à jour régulières pour contrer les cyber-menaces, contrôle d’accès basé sur des profils utilisateurs précis, sauvegardes automatiques et audits de sécurité fréquents.

À lire Obtenir un rendez-vous administratif en Seine-Saint-Denis : mode d’emploi efficace

• Authentification multi-facteurs pour les services les plus sensibles
• Journalisation des accès et alertes en cas d’anomalie
• Mises à jour de sécurité hebdomadaires avec correctifs applicatifs et système
• Data centers conformes aux standards RGPD et hébergement souverain

L’architecture s’appuie sur l’évolutivité de la solution Open Source : par exemple, les Zimlets sont régulièrement ajoutés pour intégrer de nouveaux outils ou améliorer l’existant, sans interruption de service pour les agents. Cette stratégie permet à Aubervilliers d’adapter le portail aux évolutions réglementaires et technologiques, tout en maîtrisant les coûts de maintenance.

Impact sur la qualité du service public et perspectives d’évolution à Aubervilliers #

Le bilan dressé par la mairie montre des résultats tangibles : diminution des erreurs administratives, réactivité accrue dans le traitement des demandes, simplification des circuits de validation. Les premiers retours d’expérience enregistrés en 2024 font état, selon l’équipe RH, d’une hausse notable de la satisfaction usagers et d’un gain de temps quotidien pour les agents.

Indicateurs	Avant Intranet	Après Intranet
Délai de traitement des demandes internes	7 jours	2 jours
Taux d’engagement agents (participation forums/sondages)	18 %	53 %
Satisfaction service public (enquête 2024)	63 %	82 %

• En 2024, le nombre de démarches administratives dématérialisées a augmenté de 37 %, renforçant l’accessibilité des services aux administrés
• Le portail a permis de rationaliser les coûts liés au traitement papier et à la gestion documentaire
• L’intégration de l’intelligence artificielle pour l’analyse sémantique des messages et la priorisation des tâches est en phase pilote

Les perspectives pour les prochaines années incluent le développement de nouveaux modules d’automatisation avancée, l’ouverture de services numériques à destination directe des citoyens via l’intranet, et un renforcement de l’accompagnement à la transformation digitale auprès de tous les acteurs municipaux.
Il nous semble que la dynamique enclenchée à Aubervilliers peut servir de référence à de nombreuses collectivités : un intranet bien pensé ne se limite pas à la gestion interne, il devient le socle d’une administration intelligente, résiliente et centrée sur l’usager.