Intranet à Aubervilliers : Le cœur numérique des collectivités locales #

Rôle central de l’intranet municipal dans la transformation digitale d’Aubervilliers #

L’intranet municipal déployé à Aubervilliers rassemble aujourd’hui toutes les composantes d’un environnement numérique performant. Cet outil permet de centraliser l’accès aux ressources et d’organiser la circulation des informations entre les agents municipaux. La modernisation des process s’est concrétisée par l’intégration de solutions comme Zimbra, dont l’adoption s’est faite en un temps record de deux heures, permettant aux équipes de bénéficier quasi instantanément d’un environnement de travail enrichi par des applications complémentaires issues de la communauté open source.

La direction informatique d’Aubervilliers a mis l’accent sur la dématérialisation des tâches récurrentes : gestion des demandes de congés, transmission de documents administratifs, réservation des salles ou du matériel, suivi des états de présence, tout passe aujourd’hui par des interfaces unifiées et accessibles en quelques clics. Ce choix stratégique a permis de fluidifier les circuits décisionnels, de raccourcir les délais de traitement et d’accompagner la montée en compétences des agents.

• Intégration rapide d’une plateforme open source, évitant les coûts et lourdeurs d’anciennes solutions propriétaires.
• Unification des accès : un point d’entrée pour tous les services et documents.
• Partage des politiques RH avec l’ensemble des collaborateurs, renforçant la confiance et l’efficacité collective.

Nous assistons ainsi à une mutation profonde, dans laquelle l’intranet devient moteur de l’agilité administrative, tout en améliorant la qualité de vie au travail et l’attractivité de la fonction publique locale.

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Fonctionnalités collaboratives et outils adaptés aux besoins des agents #

Les agents d’Aubervilliers bénéficient aujourd’hui d’un intranet conçu pour répondre à la pluralité de leurs besoins quotidiens professionnels. L’environnement regroupe une palette de fonctionnalités collaboratives pensées pour optimiser la circulation de l’information et structurer la gestion des connaissances. Parmi les modules les plus sollicités, la gestion documentaire garantit l’accès rapide et sécurisé aux archives, notes internes, procès-verbaux ou formulaires administratifs. L’utilisation de la messagerie instantanée Zimbra a remplacé la majorité des échanges de courriels internes, limitant l’encombrement des boîtes mails et accélérant la résolution des demandes.

• Agendas partagés pour organiser réunions interservices et planification des tâches.
• Gestion en ligne des réservations de salles de réunion et de matériel mutualisé, via des interfaces intuitives.
• Modules de FAQ et forums permettant de capitaliser sur l’expérience collective et de limiter les pertes d’information.
• Diffusion d’actualités, d’événements et de projets en temps réel, favorisant l’implication des équipes dans la dynamique municipale.

En 2023, la ville a déployé la solution Silverpeas, déjà éprouvée à Issy-lès-Moulineaux et Orly, permettant d’ancrer l’utilisation de l’intranet comme espace de partage, d’innovation et de co-construction des services publics. Nous considérons que ce positionnement favorise une culture de la transversalité et facilite l’adaptation rapide aux nouveaux besoins.

Pilotage de la communication interne et valorisation des initiatives d’Aubervilliers #

L’intranet joue un rôle structurant dans la stratégie de communication institutionnelle de la mairie d’Aubervilliers. Il permet de diffuser instantanément les annonces majeures telles que les réorganisations de service, offres de formation interne ou évolutions réglementaires, tout en s’adaptant aux différents profils d’agents grâce à une gestion fine des droits d’accès. Les modules de sondage intégrés offrent un retour immédiat sur les attentes et ressentis des collaborateurs, favorisant la démocratie interne et l’ajustement des politiques RH.

• Diffusion ciblée des informations et priorités stratégiques, ajustées à chaque direction.
• Espaces dédiés aux projets innovants et à la valorisation des réussites collectives.
• Partage d’événements internes (ateliers, forums, rencontres, concours) pour tisser du lien entre les équipes.
• Boîte à idées ouverte pour remonter les suggestions d’amélioration et renforcer le sentiment d’appartenance.

Ce socle numérique donne de la visibilité aux actions locales, tout en rendant la communication plus fluide et personnalisée. Il nous paraît essentiel que chaque agent puisse s’approprier cette plateforme pour devenir acteur du changement, moteur de l’amélioration continue.

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Maintien opérationnel, sécurité et évolutivité de la plateforme intranet #

L’intranet d’Aubervilliers a été conçu pour garantir une disponibilité maximale et une sécurisation avancée des données. Un dispositif de mises à jour régulières a été mis en place, intégrant des correctifs de sécurité, des améliorations fonctionnelles et des adaptations réglementaires. Le choix d’une solution open source comme Zimbra favorise l’intégration de modules complémentaires (Zimlets), rendant la plateforme adaptable aux évolutions technologiques. La politique de gestion des accès repose sur la personnalisation des droits, en fonction des métiers, pour renforcer la confidentialité et prévenir toute fuite d’information.

• Sauvegarde quotidienne des données opérationnelles sur serveurs redondants.
• Audit régulier des droits d’accès et traçabilité des connexions.
• Déploiement d’outils anti-phishing et anti-intrusion mis à jour en temps réel.
• Développement de Zimlets pour répondre à des besoins internes spécifiques et maintenir l’adéquation métier de la plateforme.

La pérennité du système impose une veille constante, indispensable pour anticiper les failles et maintenir un haut niveau d’engagement numérique. Nous sommes convaincus que l’évolutivité de la plateforme intranet sera la clé pour accompagner les mutations structurelles de la ville et l’arrivée de nouveaux outils numériques dans les années à venir.

Impact sur la qualité du service public et perspectives d’évolution à Aubervilliers #

La généralisation de l’intranet à Aubervilliers transforme radicalement la satisfaction des agents et des usagers. Grâce à la simplification des démarches internes et à la circulation instantanée de l’information, les délais de traitement des demandes des citoyens ont été réduits de manière significative. La réactivité des services municipaux, combinée à la capacité d’adaptation face aux urgences, constitue un avantage compétitif notable pour une collectivité de la taille d’Aubervilliers.

• Meilleure coordination entre les services, réduisant la duplication des tâches et les erreurs administratives.
• Accès facilité aux informations pour les usagers via des relais numériques plus performants.
• Montée en compétence des agents accompagnée par des parcours de formation intégrés à la plateforme.

Les perspectives à court et moyen terme s’orientent vers l’élargissement du périmètre fonctionnel : intégration de l’intelligence artificielle pour automatiser le traitement des demandes simples, développement d’algorithmes prédictifs pour anticiper les besoins de la collectivité, et ouverture progressive de certains modules aux citoyens via des extranets sécurisés. Selon nous, l’ambition d’Aubervilliers s’inscrit dans une logique de ville intelligente, outillant la collectivité pour relever les défis futurs du service public local.

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